Les ASC du CSE et l’URSSAF : sécuriser les pratiques !

Entre les positions disparates des inspecteurs URSSAF, des tolérances administratives ne liant pas le juge ou encore des idées reçues, le respect des règles URSSAF dans la gestion des ASC s’avère complexe.

La décision de la Cour de cassation du 3 avril 2024 sanctionnant la condition d’ancienneté dans l’octroi des activités sociales et culturelles du CSE en est un bon exemple. La Cour de cassation enfonce le clou le 12 mars 2025 en refusant la modulation des ASC en fonction de l’ancienneté.
Quelques conseils donc !

QUE CONTRÔLE L’URSSAF ET QUI ?

Par principe, toute somme ou avantage en nature versé par le CSE à un salarié est soumis à cotisations et contributions sociales, sauf si :

• l’avantage est versé à titre de secours ;
• l’exonération est prévue dans une loi ou un décret (ex. Les services
  à la personne et la garde des enfants) ;
• l’exonération est tolérée administrativement :
  ◦ tel est le cas des cadeaux et bons d’achat
  ◦ et par exception des prestations en lien avec les activités sociales et culturelles du CSE toutefois sous certaines conditions (Lettre-circ. ACOSS n° 86/17, 14 févr. 1986 Instr. 17 avr. 1985).

L’URSSAF vérifie notamment :

• si l’avantage revêt bien le caractère d’ASC : il doit avoir un caractère facultatif, contribuer à l’amélioration des conditions de vie/travail, être destiné aux salariés de l’entreprise ou à leur famille et surtout sans discrimination;
• le respect des règles d’exonération ;
• si les prestations ne correspondent pas à une obligation légale ou
  contractuelle de l’employeur.

Pour en savoir plus : accéder au lien

Contrairement aux idées reçues, l’URSSAF ne s’intéresse pas :

• au respect de la séparation des 2 budgets : ASC et fonctionnement
• aux éventuels irrégularités ou détournements.

C’est à l’occasion du contrôle par l’URSSAF de l’entreprise que le CSE va y être intégré.
Cela signifie que l’employeur est le seul interlocuteur de l’URSSAF pour le contrôle des budgets du CSE.
C’est donc l’employeur qui reçoit :

• la lettre d’observation qui recense les sommes soumises à redressement et/ou des observations pour l’avenir
• la mise en demeure, qui expose la cause, la nature et le montant des sommes réclamées, les majorations et pénalités, la période à laquelle elle se rapporte ou l’avis de crédit.

Tous ces documents sont importants et sont envoyés directement à l’employeur qui devra donc donner copie au CSE des éléments le concernant.

Le trésorier /secrétaire du CSE doit être extrêmement vigilant et notamment sur la lettre d’observation qui ouvre un seul et unique délai de contestation de 30 jours. Dans ce cadre, le CSE, avec l’appui de son expert et avocat devra transmettre à l’employeur ses arguments et éléments à adresser à l’URSSAF pour obtenir l’annulation ou la minoration du redressement.

Qui doit s’acquitter des sommes en cas de redressement ?

Si, vis-à-vis de l’URSSAF, c’est l’employeur qui est redevable du versement des cotisations sur les avantages servis par le CSE, légalement il ne doit pas pour autant en supporter la charge
financière, les avantages ayant été consentis par le CSE.
L’employeur est donc fondé à demander au CSE le remboursement ou la compensation sur les subventions à venir avec son accord, voire à agir en justice pour l’obtenir.

LIMITER LES RISQUES D’UN REDRESSEMENT : LES BONNES PRATIQUES

Sur tous les points suivants, que le CSE n’hésite pas à prendre un professionnel pour se faire conseiller !

Formulation des conditions d’attribution des différentes prestations :
l’écueil de la discrimination.

Pour chaque prestation, le CSE doit traiter de manière identique, sans distinction entre eux, tous les bénéficiaires placés dans la même situation.

La différence de traitement entre bénéficiaires ne peut que reposer sur des critères objectifs. Si tel est le cas, exit le risque de discrimination.
L’URSSAF reconnaît comme objectifs : les revenus du foyer, la composition de la famille, l’âge des enfants.

La notion de famille doit être utilisée avec précaution sachant qu’il y a de plus en plus
de familles recomposées. L’Urssaf, sur son site, précise : « dans le cas des familles recomposées, les prestations allouées aux enfants du conjoint, concubin, ou pacsé du salarié sont exonérées de cotisations et de contributions »

De bonnes pratiques de gestion !

• Formaliser par écrit les règles d’attribution : le CSE doit pouvoir démontrer que
  des procédures d’attribution des ASC existent (formalisées via l’intranet ou un
  catalogue par exemple) qu’elles sont appliquées et portées à la connaissance
  des salariés

• Définir pour chaque prestation les justificatifs à produire : sauf indications de l’URSSAF, le CSE déterminera la nature des documents à demander à chaque salarié lui permettant de justifier de sa situation matrimoniale, familiale ou financière : avis d’imposition, bulletin de salaire, quotient familial, certificat de mariage/Pacs/certificat de concubinage, copie du livret de famille, extrait d’acte de naissance des enfants …

• Tenir avec rigueur la comptabilité : une comptabilité rigoureuse et sincère, c’est conserver toutes les pièces justificatives et mettre en place des procédures.

L’APPUI DE DE L’URSSAF VIA DIVERS OUTILS

• le site bien documenté de l’URSSAF
• la prise de contact en :
  ◦ posant une question sur l’espace personnel sur le site de l’URSSAF, qui a une obligation de réponse dans les 48 heures
  ◦ envoyant un courrier à l’organisme dont dépend le CSE.
• la procédure de rescrit social : elle permet à tout cotisant d’interroger l’URSSAF
  et d’obtenir une décision explicite sur la législation ou un cas particulier. L’URSSAF dispose d’un délai de 3 mois à compter de la date à laquelle la demande complète a été reçue pour notifier au CSE sa réponse. À noter que la position de l’URSSAF est opposable à d’éventuels redressements futurs.

Conseil : se faire aider pour la rédaction du rescrit qui doit être précis et ciblé
https://www.urssaf.fr/accueil/services/rescrit-social.html

LA MEDIATION : ET POURQUOI PAS ?

Il s’agit d’une voie de résolution alternative au litige (saisine de la Commission de Recours Amiable, recours contentieux, transaction avec le directeur de l’URSSAF…) Elle doit être introduite avant toute procédure précontentieuse ou contentieuse, mais rien n’empêche ensuite le CSE de décider à tout moment d’utiliser l’une des autres voies de recours. Le médiateur formulera, auprès de l’URSSAF, des recommandations dans le respect des dispositions législatives et réglementaires en vigueur. L’engagement d’une médiation suspend les délais de recours prévus pour les réclamations en cours jusqu’à ce que le médiateur ait communiqué ses recommandations aux deux parties.

1 – C. trav., art. L. 2312-27.

Laurence CHAZE
Associée ATLANTES