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La plume de l'alouette
Septembre 2020

DOSSIER SPECIAL
Le CSE et l’URSSAF : Eviter les pièges et sécuriser les pratiques


Entre les positions disparates des inspecteurs URSSAF, des tolérances administratives ne liant pas le juge ou encore des idées reçues trop souvent véhiculées, l’exercice des missions des élus dans le respect de la législation sociale s’avère complexe.

Après un rappel indispensable relatif à l’objet du contrôle URSSAF et ses suites, il sera fait un point sur les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour limiter les risques d’un éventuel redressement.

Le contrôle URSSAF
Qui est contrôlé ? Qui est redressé ? Qui paye ?

Objet du contrôle URSSAF sur les Activités Sociales et Culturelles (ASC)

C’est l’employeur qui fait l’objet du contrôle du respect de la législation sociale et qui est susceptible de donner lieu à un redressement de cotisations. Dans ce cadre, l’URSSAF1 examine les avantages alloués par le CSE   aux salariés2.

En principe, les avantages servis par le CSE   aux salariés doivent être soumis à cotisations de sécurité sociale. Toutefois, il existe :

  • des cas jurisprudentiels d’exonération (les secours et les dommages-intérêts, ex. indemnités supra-légales versées dans le cadre d’un PSE) ;
  • des régimes légaux d’exonération (ex. aides à l’emploi, titres-restaurant) ;
  • des tolérances administratives édictées par l’ACOSS3 prévoyant des conditions d’exonération (ex. bons d’achat et cadeaux en nature ou encore les chèques-culture). Ces recommandations ne s’imposent ni aux tribunaux, ni même aux URSSAF n’ayant pas force de loi.

(Eléments à retrouver sur le site https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/calculer-les-cotisations/les-elements-a-prendre-en-compte/les-prestations-liees-aux-activi/les-prestations-non-soumises-a-c.html)

Dans le cadre de son contrôle, l’URSSAF vérifie notamment :

  • si l’avantage revêt bien le caractère d’ASC4 : il doit avoir un caractère facultatif, contribuer à l’amélioration des conditions de vie et de travail du personnel, être destiné aux salariés de l’entreprise ou à leur famille et surtout sans discrimination ;
  • le respect des règles d’exonération ;
  • si les prestations ne correspondent pas à une obligation légale ou contractuelle de l’employeur.

Contrairement aux idées reçues, l’URSSAF ne s’intéresse pas :

  • à l’origine du financement des avantages procurés aux salariés (ex. financement par le CSE   d’une ASC avec le budget de fonctionnement) ;
  • aux éventuels irrégularités ou détournements. En pareille hypothèse, l’URSSAF se trouve souvent confrontée à une absence (ou à une insuffisance) de comptabilité conduisant à prononcer un redressement forfaitaire sur la base de la dotation versée.

Si ces faits étaient avérés, ils resteraient néanmoins répréhensibles sur un plan civil et pénal.

A savoir :

  • Durée du contrôle : l’année en cours et éventuellement les 3 années civiles antérieures.
  • Durée de conservation des justificatifs : au moins 6 ans à partir de la date à laquelle ils ont été établis ou reçu5.

En cas de redressement, l’employeur dispose-t-il d’un recours à l’encontre du CSE   ?

Si c’est l’employeur à qui il incombe de régler l’éventuel redressement, il dispose toutefois d’un recours à l’encontre du CSE   si l’avantage a été institué6 :

  • à l’initiative du CSE   (cela exclut les activités sociales dont le CSE   a repris la gestion) ;
  • en dehors de toute intervention de l’employeur (cela exclut le cas où le CSE   n’a été que l’intermédiaire de l’employeur).

L’employeur a ainsi la possibilité :

  • d’appeler en garantie le CSE   dans le cadre de la procédure de contestation du redressement devant le Pôle social du Tribunal judiciaire ;
  • de déduire de la subvention ASC les sommes redressées avec accord préalable du CSE   ;
  • d’agir contre le CSE   en remboursement devant le Tribunal judiciaire en paiement des sommes, en l’absence d’accord amiable.

Limiter les risques d’un redressement : quels sont les points de vigilance et les bonnes pratiques ? Quels outils de l’URSSAF pour aider le CSE   ?

Vigilance sur les conditions d’exonération prévues par la tolérance administrative

L’instruction ministérielle du 17 avril 1985, complétée notamment par lettre circulaire Acoss n°1986-17 du 14 février 1986 et celle de 2011, écarte, à titre de tolérance, de l’assiette des cotisations sociales les prestations allouées par le CSE   destinées à favoriser ou à améliorer les activités extraprofessionnelles des salariés et de leur famille. Elles sont majoritairement respectées par les URSSAF mais non reconnues par la justice7.

Depuis longtemps, le Ministère du travail promet un éclaircissement des règles d’exonération pour les CSE   mais celui-ci se fait attendre !

Les outils d’aide de l’URSSAF à la disposition du CSE  

Au-delà de sa mission de collecte des cotisations et contributions sociales, l’URSSAF peut avoir un rôle d’aide du CSE  .

  • La prise d’informations sur le site internet de l’URSSAF : l’organisme de recouvrement dispose d’un site internet (www.urssaf.fr) sur lequel le CSE   peut trouver de nombreuses informations, notamment sur les prestations liées aux ASC, et des éléments de réponse à des questions récurrentes : Quelles sont les obligations du CSE   ? Quelles prestations sont soumises à cotisations et celles qui ne le sont pas ? Quelles prestations soumises ou exonérées de cotisations selon les cas ?
  • La prise de contact avec les canaux de communication traditionnels : 3 moyens de communication possibles plus ou moins efficaces :
  • Poser une question sur l’espace personnel sur le site de l’URSSAF, qui a une obligation de réponse en principe dans les 48 heures
  • Envoyer un courrier à l’organisme dont dépend le CSE  
  • Utiliser le téléphone du lundi au vendredi de 9h à 17h depuis la France au 3957 (service 0,12 € min + prix d’appel) ou depuis l’étranger au 00 33 9 69 36 00 57 (tarif variable selon l’opérateur téléphonique)
  • La procédure de rescrit social : elle permet à tout cotisant d’interroger l’URSSAF et d’obtenir une décision explicite sur la législation ou un cas d’espèce. La demande de rescrit social peut porter sur l’ensemble de la législation relative aux cotisations et contributions de Sécurité sociale contrôlées par l’URSSAF. L’organisme interrogé dispose d’un délai de 3 mois à compter de la date à laquelle la demande complète a été reçue pour notifier au CSE   sa réponse. L’intérêt d’une telle démarche est que la position de l’URSSAF est opposable à d’éventuels redressements ou régularisations futures.

Pour consulter la notice Urssaf :

https://www.urssaf.fr/portail/files/live/sites/urssaf/files/documents/Notice-demandeRescritSocial.pdf

Pour consulter le texte de référence :

https://www.urssaf.fr/portail/home/utile-et-pratique/le-rescrit-social/le-rescrit-social-cotisant.html

Vigilance sur la formulation des conditions d’attribution des différentes prestations

Pour chaque prestation, le CSE   doit traiter de manière identique, sans distinction entre eux, tous les bénéficiaires placés dans la même situation. Si différence de traitement il y a, elle doit obligatoirement reposer sur des critères objectifs.

Une différence de traitement qui est justifiée de manière objective ne constitue pas une discrimination. L’URSSAF reconnaît comme critères objectifs : la prise en considération des revenus du foyer, la composition de la famille, l’âge des enfants et la présence effective lors de l’événement. Le CSE   peut donc moduler le montant de la prestation ou de la prise en charge du comité en fonction de la rémunération des salariés.

Toutefois, deux critères doivent être utilisés avec précaution :

  • La notion d’ancienneté : elle est admise sous conditions, mais il faut être vigilant sur l’aspect discriminatoire. Ainsi, demeure une interrogation sur la notion d’ancienneté : si une durée de 6 mois semble admise, une ancienneté de 6 mois conduisant à l’exclusion de tous les stagiaires et de tous les CDD ne serait, À NOTRE SENS, pas valable
  • La notion de famille : un critère d’autant plus délicat à mettre en œuvre qu’il y a de plus en plus de familles recomposées. Une solution consisterait à utiliser la notion d’enfant à charge au sens des prestations familiales : l’Urssaf, sur son site, précise que « dans le cas des familles recomposées, les prestations allouées aux enfants du conjoint, concubin, ou pacsé du salarié sont exonérées de cotisations et de contributions ».

Se prémunir du risque Urssaf par des bonnes pratiques de gestion

  • Formaliser par écrit les règles d’attribution : le CSE   doit pouvoir démontrer que des procédures d’attribution des ASC existent, qu’elles sont appliquées et largement portées à la connaissance des salariés (ex : l’absence de justificatif de situation ou de facture acquittée entraîne le non-accès du salarié à la prestation ; des bons d’achat réclamés après le 31 décembre de l’année en cours sont perdus pour le salarié)
  • Définir pour chaque prestation la nature des justificatifs à produire : sauf indications précises de l’URSSAF, il appartient au CSE   de déterminer la nature des informations et documents à demander à chaque salarié et qui lui permettront de justifier de sa situation matrimoniale, familiale ou financière : un avis d’imposition, un bulletin de salaire, le quotient familial, un certificat de mariage ou de Pacs, une copie du livret de famille, un extrait d’acte de naissance des enfants, un certificat de concubinage, etc.
 Attention

Le comité doit se limiter aux informations strictement nécessaires pour déterminer ce à quoi le salarié a droit dans le cadre des différentes ASC proposées pour respecter aussi le RGPD. Il a déjà été jugé que ne peut pas être subordonné à l’octroi de chèques-vacances la présentation par le salarié de la déclaration de ses revenus de l’année précédente.
Cette exigence constitue une atteinte à la vie privée, dès lors que la déclaration de revenus comporte des renseignements qui ne sont pas tous utiles pour l’attribution d’une prime8. Le CSE   devra dans ce cas avertir le salarié réfractaire qu’il a effectivement un droit de refus, mais aussi le prévenir que son refus entraînera l’application de l’aide la moins favorable.

  • Assurer une tenue rigoureuse de la comptabilité : le CSE   doit tenir une comptabilité rigoureuse et sincère et conserver toutes les pièces justificatives de toutes les écritures enregistrées, avec une séparation des deux budgets, afin d’éviter que le contrôleur ne considère que la comptabilité présente des anomalies entravant les opérations de contrôle, et ne soumette le CSE   à une taxation forfaitaire. Il peut être sécurisant pour le CSE   de se faire accompagner dans sa gestion afin de limiter ce risque. Depuis le 1er janvier 2019, les documents ou pièces justificatives nécessaires au calcul de l’assiette ou au contrôle des cotisations doivent être conservés au moins 6 ans à partir de la date à laquelle ils ont été établis ou reçus. Cette conservation peut se faire sur support informatique, avec des modalités fixées depuis le 1er juillet 20199 .
Le recours au médiateur

La loi généralise la médiation dans les URSSAF. Il s’agit d’une voie de recours complémentaire à celles existantes avec pour objectif de faciliter la résolution des conflits entre les organismes de recouvrement et leurs usagers, en amont de toute procédure précontentieuse ou contentieuse. Il est possible de présenter les réclamations devant le médiateur après avoir fait une première démarche auprès de l’URSSAF mais sans avoir encore formulé un recours contentieux. Il s’agit d’une voie de résolution des conflits alternative aux autres voies de recours (saisine de la Commission de Recours Amiable, recours contentieux, transaction avec le directeur de l’URSSAF, etc. Le médiateur formulera, auprès du directeur ou des services de l’organisme, des recommandations pour le traitement des réclamations dont il est saisi. L’engagement d’une médiation suspend les délais de recours prévus pour les réclamations en cours jusqu’à ce que le médiateur ait communiqué ses recommandations aux deux parties.

Pour connaître la procédure de saisine du médiateur, cliquez ici.

L’évolution constante du cadre législatif et réglementaire, ajoutée à la position rigoureuse de la Cour de cassation fait de l’appréciation du risque URSSAF par le CSE   un enjeu important. Il nécessite, avec l’appui d’un conseil extérieur, de concevoir en amont une offre ASC tenant compte a minima des tolérances administratives.

De plus, sauf à laisser encore plus de place au débat sur les questions des exonérations Urssaf, il serait fortement souhaitable que le Ministère du travail mette à jour la circulaire de 1985, sans pour autant réduire le champ des prestations, dans un souci de meilleure sécurité juridique, en précisant le champ des exonérations, notamment pour celui du « bien-être » au travail.

Laurence CHAZE
Avocat – Atlantes Marseille / Sud-Est

 

1 - Ou de la CGSS dans les DOM

2 - L’hypothèse du CSE   « employeur » et directement contrôlé en tant que tel ne sera pas abordée dans le présent article

3 - ACOSS : Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale

4 - Définition posée par la jurisprudence : Cass. soc., 13 nov. 1975, n° 73-14848

5 - art. L 243-16 du Code de la sécurité sociale

6 - JP constante : Cass. soc. 11 mai 1988 n° 86-18667 et n° 85-18551

7 - La Cour de Cassation a jugé que la circulaire ACOSS de 2011, qui prévoit la tolérance concernant les cadeaux et bons d’achat, de même qu’une précédente lettre ministérielle, n’ont pas de valeur juridique : Cass. 2e civ., 30 mars 2017, n° 15-25453 ; Cass. 2e civ., 14 février 2017, n° 17-28047

8 - Cass. 1ere civ., 29 mai 1984, n° 82-12232

9 - Arrêté du 23 mai 2019, JO du 29

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Mise à jour :mercredi 21 octobre 2020
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